مدیریت رویداد: شغل تشریفات، برگزاری رویداد و رشته تشریفات

طبقه‌بندی شغلی آمریکا کار برنامه‌ریز رویداد را هماهنگ کردن کارکنان، مجریان و مشتری‌ها برای برگزاری جلسه‌ها، رویدادها و همایش‌ها تعریف می‌کند. به زبان ساده، برنامه‌ریز رویداد کسی است که یک ایده را به یک برنامه اجرایی تبدیل می‌کند: مکان، تاریخ، بودجه، مهمان‌ها، پذیرایی، صدا و نور، سخنران‌ها و هر جزئی که روز برگزاری باید سر جایش باشد.

انواع رویداد

• رویدادهای سازمانی: همایش، سمینار، رونمایی محصول، جشن پایان سال و گردهمایی کارکنان یک شرکت.
• نمایشگاه‌ها: غرفه‌داری و برگزاری نمایشگاه‌های تخصصی و بین‌المللی که خودشان یک صنعت‌اند.
• رویدادهای فرهنگی و ورزشی: کنسرت، جشنواره، مسابقه و رویدادهای نوآوری و استارتاپی.
• مراسم خانوادگی: عروسی، نامزدی، تولد و مراسم‌های دیگر که در ایران با نام تشریفات مجالس شناخته می‌شوند.

سازمان جهانی گردشگری بخش رویدادهای کاری را گردشگری تجاری می‌نامد و چهار جزء اصلی آن را جلسه، سفر تشویقی، همایش و نمایشگاه می‌داند. به همین دلیل مدیریت رویداد در دنیا نزدیک به گردشگری و هتلداری آموزش داده می‌شود، و در ایران هم دوره‌های رویداد فنی و حرفه‌ای در گروه گردشگری قرار دارند.

یعنی در آگهی‌ها، کلمه تشریفات بیشتر به کار پذیرایی و خدمات در دفتر یک شرکت گفته می‌شود: ۲۲۰ آگهی پذیرایی و ۱۵۶ آگهی ظاهر آراسته خواسته بودند و ۱۱۹ آگهی محل کار را ساختمان اداری یا ستاد شرکت گفته بودند. این کار شغل محترمی است، ولی برنامه‌ریزی رویداد نیست. از ۲۷۴ آگهی، ۱۰۴ آگهی فقط آقا، ۴۴ آگهی فقط خانم می‌خواستند و ۸۴ آگهی شرط جنسیت نداشتند.

آگهی‌های واقعی برگزاری رویداد از شرکت‌های خدمات رویداد و نمایشگاه، شرکت‌های دارویی و کالاهای مصرفی، رویدادهای نوآوری، هتل‌ها و موسسه‌ها بودند. عنوان‌ها کارشناس برگزاری همایش و نمایشگاه، کارشناس اجرایی رویداد، مسئول برگزاری نمایشگاه‌ها، مدیر رویداد و اکانت منیجر برگزاری ایونت بود. کسی که این کار را می‌خواهد، باید در جستجو کلمه‌های رویداد، همایش و نمایشگاه را بزند، نه فقط تشریفات.

مرجع مجوز به نوع رویداد بستگی دارد و برنامه‌ریز رویداد باید آن را از اول در زمان‌بندی‌اش بگذارد:

• کنسرت و اجرای صحنه‌ای: وزیر فرهنگ در آذر ۱۴۰۳ گفت تنها مرجع صدور مجوز کنسرت وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی است و بعد از موافقت آن، نهاد دیگری نمی‌تواند مجوز را لغو کند.
• نمایشگاه: به گفته سازمان توسعه تجارت ایران در خرداد ۱۴۰۳، مجوز نمایشگاه‌های بین‌المللی در هر جای کشور را این سازمان می‌دهد و مجوز نمایشگاه‌های تخصصی ملی را کارگروه توسعه صادرات هر استان. این سازمان در سال پیش از آن بیش از ۹۰ مجوز نمایشگاه بین‌المللی صادر کرده بود و ایران بیش از ۳۵ محل برگزاری نمایشگاه دارد.
• تالار و تشریفات مجالس: تالارها و شرکت‌های تشریفات با پروانه کسب از اتحادیه کار می‌کنند؛ در تهران اتحادیه تالارهای پذیرایی و تجهیز مجالس. طبق گفته‌های این اتحادیه، واحدها باید نرخ خدماتشان را به تایید اتحادیه برسانند و بابت خدماتی که در قرارداد نیامده پولی نگیرند.

برای همایش‌های علمی هم دانشگاه‌ها و مراکز پژوهشی قاعده‌های خودشان را دارند. نکته کاربردی این است: پیش از قول دادن تاریخ به مشتری، بپرسید کدام مجوز لازم است و صدورش چقدر طول می‌کشد. رویدادهای بزرگ ممکن است به هماهنگی با پلیس، آتش‌نشانی و شهرداری هم نیاز داشته باشند.

رویدادها به شرایط کشور هم حساس‌اند. در جنگ خرداد ۱۴۰۴ همه رویدادهای هنری از ۲۷ خرداد متوقف شد و صنعت نمایشگاهی بیش از یک ماه تعطیل بود تا ۳۰ تیر که دوباره شروع شد. برنامه‌ریز حرفه‌ای در قراردادهایش برای لغو و جابه‌جایی رویداد شرط روشن می‌گذارد.

در جستجوها، رشته مدیریت تشریفات علمی کاربردی زیاد پرسیده می‌شود، ولی ما در فهرست‌هایی که از رشته‌های دانشگاه جامع علمی‌کاربردی خواندیم رشته‌ای با این نام پیدا نکردیم. در هیچ‌کدام از هفت دفترچه کنکور کارشناسی ۱۴۰۵ هم رشته‌ای با نام تشریفات یا رویداد نبود. رشته‌های نزدیک در علمی‌کاربردی مدیریت هتلداری، مدیریت گردشگری و روابط عمومی‌اند. فهرست کامل رشته‌های این دانشگاه را نتوانستیم بخوانیم، پس پیش از ثبت‌نام، نام رشته را در دفترچه همان سال بررسی کنید.

در کارشناسی ارشد ۱۴۰۵ دو گرایش مستقیم رویداد هست: «برنامه‌ریزی رویداد و خدمات سفر» در رشته جغرافیا و برنامه‌ریزی گردشگری، و «مدیریت رویدادها و گردشگری ورزشی» در رشته مدیریت ورزشی. در هنرستان هم رشته هتلداری شاخه کاردانش درسی با نام برنامه‌ریز جشن‌ها و تشریفات دارد.

طراحی و برنامه ریزی رویدادها در فنی و حرفه‌ای

مستقیم‌ترین آموزش رشته تشریفات در عمل، دوره‌های آموزشگاه‌های آزاد فنی و حرفه‌ای است. فهرست شهریه ۱۴۰۵ تهران نه دوره ۶۰ ساعته رویداد دارد: طراحی رویداد، مدیریت مالی رویداد، مدیریت اجرایی رویداد، امکان‌سنجی فنی و اقتصادی، زمان‌بندی و بودجه‌بندی، برنامه‌ریزی اجرا، برندسازی و تبلیغات، فراخوان و اطلاع‌رسانی و انجام تشریفات رویداد. هر کدام حضوری ۵٫۱۴ میلیون تومان است، مجازی ۴٫۱۱ میلیون، و هر نه دوره روی هم ۵۴۰ ساعت و حدود ۴۶ میلیون تومان می‌شود.

برای کسی که بیشتر به مراسم و عروسی علاقه دارد، دوره‌های گروه هتلداری و هنرهای تزئینی نزدیک‌ترند. این دوره‌ها گواهی مهارت می‌دهند و جای سابقه کار را نمی‌گیرند؛ بیشتر برنامه‌ریزهای رویداد کار را با دستیاری در یک شرکت رویداد یا تالار یاد گرفته‌اند.

شغل تشریفات مجالس به تعداد مراسم وابسته است و مهم‌ترین مراسم، عروسی است. به گفته سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، در ۱۴۰۳ تعداد ۴۷۱٬۴۴۰ سند ازدواج ثبت شد که ۲٫۶ درصد بیشتر از سال پیش بود. در شش ماه اول ۱۴۰۴ این عدد ۲۲۸٬۸۶۰ بود، در برابر ۲۳۹٬۲۰۶ در شش ماه اول ۱۴۰۳؛ یعنی حدود ۴ درصد کمتر. استان تهران با ۲۸٬۲۷۳ ازدواج در همین شش ماه بیشترین سهم را داشت.

کوچک شدن مراسم هم واقعیت این بازار است. رئیس اتحادیه تالارهای مشهد در اسفند ۱۴۰۴ گفت آن سال پنج تالار و باغ‌تالار در این شهر تعطیل شده‌اند و برگزاری جشن عروسی و نامزدی در تالارها به شدت کم شده است. خانواده‌ها مهمان کمتری دعوت می‌کنند و مراسم را ساده‌تر می‌گیرند.

برای برنامه‌ریز عروسی این یعنی دو چیز: باید بتواند با بودجه کم هم مراسم خوبی بچیند، و نباید فقط به تالار وابسته باشد. مراسم کوچک در باغ و خانه، سفره‌آرایی و دکور، و هماهنگی عکاس و پذیرایی کارهایی‌اند که خانواده‌ها هنوز برایشان پول می‌دهند. برنامه‌ریزهای موفق معمولا با یک تیم ثابت از پیمانکارها کار می‌کنند و از راه معرفی مشتری‌های قبلی کار می‌گیرند.

گزارش‌های معتبر حقوق برای برنامه‌ریز رویداد گروه جدا ندارند. برنامه‌ریزهای رویداد در شرکت‌ها معمولا کنار روابط عمومی کار می‌کنند و کارشناسان روابط عمومی تهران در پایان ۱۴۰۴ میانه دریافتی ماهانه ۲۵ میلیون تومان داشتند و نیمی از آن‌ها ۲۰ تا ۳۱ میلیون می‌گرفتند. این عدد تخمینی است و در کادر حقوق همین علامت را دارد.

آگهی‌ها پیشنهاد بالاتری داشتند: ۱۲ آگهی برگزاری رویداد که بازه حقوق نوشته بودند، میانه ۳۰ تا ۴۵ میلیون تومان، نیروی خدمات و تشریفات اداری ۳۰ تا ۳۵، تشریفات مراسم ۳۰ تا ۴۰ و مدیرها ۴۵ تا ۷۰ میلیون تومان پیشنهاد داده بودند. کارشناس اجرایی نمایشگاه در یک آگهی تا ۶۰ میلیون پیشنهاد داشت.

برنامه‌ریز عروسی معمولا حقوق ثابت ندارد و درآمدش از هر مراسم و درصدی از قراردادهاست؛ برای این کار عدد معتبری پیدا نکردیم. درآمد برنامه‌ریز رویداد با اندازه رویدادها، شبکه پیمانکارها و توان جذب اسپانسر بالا می‌رود.