رشته امور اداری: منشی‌گری، دانشگاه، درآمد و بازار کار

امور اداری یعنی کارهایی که یک دفتر یا اداره را سرپا نگه می‌دارد: نوشتن و ثبت نامه‌ها، بایگانی پرونده‌ها، تنظیم وقت جلسه‌ها، جواب دادن به تلفن و مراجعه‌کننده، تهیه گزارش و کار با نرم‌افزارهای اداری. هر شرکت، کارخانه، مطب و مدرسه‌ای به چنین کسی نیاز دارد و برای همین این کار در همه صنعت‌ها هست.

کار روزانه در یک دفتر چه شکلی است؟

در طبقه‌بندی رسمی مشاغل آمریکا، پنج کاری که در شرح وظایف منشی اول آمده این‌هاست: جواب دادن به تلفن و رساندن پیام به آدم درست، خوشامد گفتن به مراجعه‌کننده و راهنمایی او، ثبت و به‌روز کردن اطلاعات در نرم‌افزار و پایگاه داده، کار با دستگاه‌های دفتر مثل کپی و اسکنر، و تنظیم و یادآوری وقت جلسه‌ها. نوشتن صورت‌جلسه و نامه‌های روزمره و نگه داشتن پرونده‌های کاغذی و الکترونیکی هم بخش ثابت کار است.

در دفتر یک مدیر ارشد کار سنگین‌تر می‌شود: اداره تقویم مدیر، هماهنگی سفرها، تهیه گزارش و جدول با Excel و گاهی سرپرستی کارمندان دفتری دیگر. همین تفاوت است که دستیار اجرایی را از منشی جدا می‌کند و حقوقش را بالاتر می‌برد.

رشته امور اداری در هنرستان

امور اداری یک رشته شاخه کاردانش است، در گروه بازرگانی و امور اداری و کنار حسابداری مالی و بورس و اوراق بهادار. شاخه فنی و حرفه‌ای چنین رشته‌ای ندارد و تنها رشته‌اش در این حوزه حسابداری است. درس‌های کاردانش بر پایه استانداردهای مهارتی سازمان فنی و حرفه‌ای ساخته می‌شوند؛ استانداردهایی مثل کارمند امور اداری، مسئول دفتر، کارمند دبیرخانه، بایگان و آیین نگارش و مکاتبات اداری.

یک نکته پیش از انتخاب: برای پذیرش بدون کنکور در کارشناسی مدیریت دولتی، دیپلم ریاضی و تجربی ۱۰۰٪ حساب می‌شود ولی دیپلم هنرستان فقط ۵۱٫۴٪. راه طبیعی ادامه تحصیل بعد از دیپلم کاردانش، کاردانی امور اداری است و بعد از آن کارشناسی مدیریت دولتی، که در ۱۴۰۵ با کنکور ۳۳۴ ظرفیت و بدون کنکور ۹٬۰۴۲ ظرفیت داشت؛ ۷٬۶۴۰ تا از این ظرفیت‌های بدون کنکور در پیام نور بود. کاردانی خدمات اداری هم فقط یک کد با ۱۰۰ ظرفیت در ایلام داشت.

همه آگهی‌های گروه مسئول دفتر و کارمند اداری یک سایت بزرگ کاریابی در مهر ۱۴۰۵ خوانده شد: ۳٬۷۷۱ آگهی زنده بود و ۳٬۶۰۰ تایش بررسی شد. بیشترین عنوان‌ها کارمند اداری، مسئول دفتر و منشی بود. تقاضا زیاد است، ولی رقابت هم زیاد است؛ چون بیشتر آگهی‌ها مدرک خاصی نمی‌خواهند و هر دیپلمه‌ای می‌تواند برایشان درخواست بدهد.

مهارت‌هایی که آگهی‌ها نام برده بودند

• Word، Excel و آفیس: در ۷۲٪ آگهی‌ها
• روابط عمومی، خوش‌برخوردی و ظاهر آراسته: در ۵۶٪
• نامه‌نگاری و مکاتبات اداری: در ۳۵٪، و بایگانی در ۳۲٪
• تایپ: در ۱۱٪، و زبان انگلیسی در ۹٪

یعنی کاری که کارفرما واقعا می‌خواهد، تسلط بر آفیس و برخورد خوب است؛ مدرک رشته امور اداری در کمتر آگهی‌ای شرط بود. ۱۹٪ آگهی‌ها بیمه را از اول نوشته بودند.

بر پایه گزارش‌های معتبر حقوق، میانه حقوق دریافتی خالص مسئول دفتر و کارمند اداری در تهران در پایان ۱۴۰۴، ۲۲ میلیون تومان در ماه بود و نیمی بین ۱۸ تا ۲۹ میلیون می‌گرفتند. در کلان‌شهرها میانه ۱۹ و در شهرهای کوچک ۱۸ میلیون بود. این عددها خیلی نزدیک حداقل حقوق قانونی است و همین گروه از کارش رضایت کمی داشت: ۲٫۹ از ۵.

حقوق در آگهی‌ها

۱٬۸۲۸ آگهی عدد حقوق داشتند و میانه حداقل و حداکثرشان ۲۵ و ۳۳ میلیون تومان بود. منشی و کارمند اداری حدود ۲۵ تا ۳۰ میلیون، مسئول دفتر ۲۵ تا ۳۵ و دستیار اجرایی ۲۷٫۵ تا ۳۶ میلیون پیشنهاد گرفته بودند. عدد آگهی، پیشنهاد کارفرما و بیشتر برای تهران است و با آنچه آدم‌ها در عمل می‌گیرند فرق دارد.

ساعت کار طبق قانون

منشی و کارمند دفتر یک شرکت خصوصی مشمول قانون کار است: ۸ ساعت در روز و حداکثر ۴۴ ساعت در هفته. اضافه‌کار فقط با رضایت خودت است، ۴۰٪ بیشتر حقوق دارد و نباید از ۴ ساعت در روز بیشتر شود.

کارهای تکراری دفتر مثل تایپ، ورود اطلاعات و بایگانی کاغذی همان کارهایی است که نرم‌افزار و هوش مصنوعی زودتر از همه انجام می‌دهند. در گزارش آینده مشاغل مجمع جهانی اقتصاد در ۲۰۲۵، «دستیار اداری و منشی اجرایی» پنجمین شغل در فهرست ده شغلی است که تا ۲۰۳۰ بیشترین کاهش را خواهند داشت.

طبقه‌بندی رسمی مشاغل آمریکا هم همین را می‌گوید: تعداد منشی‌ها، مسئولان پذیرش و کارمندان دفتری تا ۲۰۳۵ کم می‌شود، ولی دستیار اجرایی مدیران تقریبا ثابت می‌ماند و حقوقش هم بیشتر است. فرقشان در این است که دستیار اجرایی گزارش تهیه می‌کند، جلسه و سفر هماهنگ می‌کند و تصمیم‌های کوچک می‌گیرد.

کاهش به معنی بسته شدن در نیست. همان پیش‌بینی برای منشی‌ها و دستیاران اداری آمریکا در ده سال ۲۰۲۵ تا ۲۰۳۵ حدود ۱۶۳٬۹۰۰ فرصت شغلی خالی نشان می‌دهد. میانه حقوق سالانه منشی و دستیار اداری در آمریکا ۴۷٬۵۴۰ دلار، مسئول پذیرش ۳۸٬۰۱۰ دلار و کارمند دفتری عمومی ۴۵٬۰۱۰ دلار است؛ دستیار اجرایی مدیران ۷۶٬۵۹۰ دلار، یعنی حدود ۱٫۶ برابر منشی. در همان طبقه‌بندی نیمی از منشی‌ها گفته‌اند برای کارشان فقط دیپلم لازم است، ولی بیشترین پاسخ دستیاران اجرایی (۳۴٪) مدرک کاردانی بود.

پس اگر این رشته را انتخاب می‌کنی، فقط به تایپ و بایگانی بسنده نکن: Excel پیشرفته، گزارش‌نویسی، زبان انگلیسی و کار با سامانه‌های اتوماسیون اداری تو را از کارهایی که حذف می‌شوند دور نگه می‌دارد.