دوره های آموزشی کارشناس امور اداری: کدام دوره‌ها به چه ترتیبی، با چه هزینه‌ای و حقوق ۱۴۰۵

آگهی‌هایی که سابقه را با عدد نوشته بودند بیشتر یک تا سه سال خواسته بودند. یعنی پله اول معمولا یکی دو سال است. در جزئیات آگهی‌ها ۴۴۴ آگهی سطح «کارشناس» داشتند، ۶۷۶ «کارمند» و ۸۰ «کارشناس ارشد».

کوتاه‌ترین راه از پله اول به دوم، بستن چند لیست بیمه و کارکرد واقعی زیر نظر یک کارشناس باتجربه است. دوره استاندارد کارشناس امور اداری ۱۴۰ ساعت و دوره کارگزین ۱۶۵ ساعت است؛ هر کدام را می‌شود در سه تا چهار ماه کنار کار تمام کرد. به عدد گرد، سقف شهریه حضوری تهران برای کارمند امور اداری ۲۶٫۲ میلیون تومان است، کاربر اتوماسیون اداری ۱۴٫۴، کارگزین ۱۲٫۳، کارشناس امور اداری ۱۰٫۵، حسابدار حقوق و دستمزد ۹٫۷ و مسئول حضور و غیاب ۸٫۱ میلیون؛ دوره خصوصی قانون کار و بیمه ۳۰ میلیون. دوره مدیر منابع انسانی ۲۰۰ ساعت است و شهریه حضوری آن در تهران حدود ۱۵ میلیون تومان؛ بهتر است بعد از چند سال کار سراغش بروید، نه اول راه.

کارشناس امور اداری کسی است که کارهای اداری همه کارکنان یک شرکت را راه می‌برد، نه کارهای یک مدیر را. پرونده هر نفر از روز استخدام تا روز تسویه پیش اوست: قرارداد، کارت حضور و غیاب، مرخصی، ماموریت، لیست بیمه و نامه‌هایی که به اداره کار یا سازمان تامین اجتماعی می‌رود. در بیشتر شرکت‌ها خرید ملزومات، قبض‌ها، بیمه ساختمان و تمدید قراردادهای خدماتی هم با همین میز است.

فرق اصلی با منشی و مسئول دفتر این است که آن دو به یک نفر یا یک در خدمت می‌دهند: تلفن، تقویم و نامه‌های مدیر. کارشناس امور اداری با قاعده کار دارد. او باید بداند کارمندی که سه روز غیبت کرده چه حقی دارد، قرارداد چه بندهایی لازم دارد و لیست بیمه این ماه تا کی باید برود. برای همین دوره‌های این شغل بیشتر درباره قانون کار، بیمه، کارگزینی و Excel هستند تا آداب پشت میز.

کارشناس، کارمند یا مسئول امور اداری؟

در آگهی‌ها سه عنوان برای یک خانواده کار دیده می‌شود. از ۱۲۶۲ آگهی‌ای که خواندیم ۶۸۵ عنوان «کارمند اداری» یا مشابه داشتند، ۴۳۴ عنوان «کارشناس اداری» یا «کارشناس امور اداری»، ۱۰۹ عنوان مسئول، سرپرست یا مدیر اداری و ۳۴ عنوان کارگزینی یا امور پرسنلی. کارمند اداری معمولا کارهای ثبتی و پیگیری را انجام می‌دهد و کارشناس، تصمیم‌های کوچک را هم می‌گیرد: محاسبه کارکرد، پیش‌نویس قرارداد، پاسخ به اداره کار.

در شرکت‌های کوچک این میز تنها نمی‌ماند. ۲۸۱ عنوان آگهی «منابع انسانی» و ۷۳ عنوان «مالی» را کنار «اداری» آورده بودند، مثل «کارشناس اداری و منابع انسانی» یا «کارشناس مالی و اداری». یعنی کسی که هم استخدام و مصاحبه را پیش ببرد و هم کارهای اداری را. در دستگاه‌های دولتی هم «کارشناس امور اداری» نام یک پست سازمانی است که با آزمون استخدامی پر می‌شود؛ پایین‌تر درباره آن هم نوشته‌ایم.

۱۷۷ آگهی (۱۴٪) در شرح کار یا شرایط، کار با لیست بیمه یا قوانین تامین اجتماعی را خواسته بودند و ۱۱۰ آگهی صریحا «قانون کار» را. این ماده‌ها همان چیزی است که پشت این کلمه‌هاست:

• ماده ۱۰ قانون کار، قرارداد: نوع کار، مزد مبنا و مزایا، ساعت کار و تعطیلات و مرخصی، محل کار، تاریخ قرارداد و مدت آن اگر موقت است. از ۱۳۹۴ شرایط و نحوه فسخ هم به این فهرست اضافه شده است. پیش‌نویس قرارداد بیشتر وقت‌ها کار همین میز است.
• ماده ۵۱، ساعت کار: ساعت کار عادی نباید از ۸ ساعت در روز و ۴۴ ساعت در هفته بیشتر شود.
• ماده ۵۹، اضافه‌کار: فقط با موافقت کارگر و با ۴۰ درصد بیشتر از مزد هر ساعت عادی.
• ماده ۶۴، مرخصی سالانه: مرخصی با مزد، با حساب چهار جمعه، یک ماه در سال است؛ تعطیلات دیگر جزو آن حساب نمی‌شود و برای کمتر از یک سال کار، به نسبت حساب می‌شود.
• ماده ۱۴۸، بیمه: کارفرما باید کارگرانش را طبق قانون تامین اجتماعی بیمه کند.
• ماده ۳۹ قانون تامین اجتماعی: حق بیمه هر ماه را کارفرما باید حداکثر تا پایان ماه بعد بپردازد و صورت مزد کارکنان را هم بدهد. این همان «لیست بیمه» است که آخر هر ماه میز اداری را شلوغ می‌کند.
• ماده ۲۸ قانون تامین اجتماعی: سهم خود بیمه‌شده از حق بیمه ۷ درصد مزد است و بقیه با کارفرماست.

کارکنان دستگاه‌های دولتی بیشتر زیر قانون مدیریت خدمات کشوری هستند، نه قانون کار. اگر هدفتان کار دولتی است، دوره‌های بالا کافی نیست و باید مقررات استخدامی همان دستگاه را هم بخوانید.

این بازار با بازار منشی و مسئول دفتر فرق دارد. سهم تهران ۵۶٪ است و بقیه آگهی‌ها در شهرهای صنعتی و استان‌هاست؛ بیشترین آگهی را شرکت‌های تولیدی و صنعتی داده‌اند (۲۶۲ آگهی) و بعد بازرگانی (۱۴۰). کارخانه‌ها کارگر زیاد دارند و هر کارگر یعنی یک پرونده، یک کارت حضور و یک ردیف در لیست بیمه.

در شرح کار و شرایط، پیگیری کارها از همه بیشتر آمده است: ۷۰۹ آگهی (۵۶٪). بعد گزارش ۴۴۸ آگهی (۳۵٪)، جذب و استخدام ۳۴۵ (۲۷٪)، مکاتبات ۳۸۴ (۳۰٪)، بایگانی ۴۰۱ (۳۲٪)، لیست بیمه و تامین اجتماعی ۱۷۷ (۱۴٪)، قرارداد ۲۹۳ (۲۳٪)، حضور و غیاب و کارکرد ۲۲۰ (۱۷٪)، خرید و تدارکات ۱۵۱ و حقوق و دستمزد ۱۲۹ آگهی.

۴۵۷ آگهی رشته تحصیلی را نوشته بودند؛ بیشترین، مدیریت و بازرگانی (۳۵۰)، بعد مالی و حسابداری (۱۲۲) و مهندسی صنایع (۷۴). کارت پایان خدمت را ۳۹۵ آگهی خواسته بودند و زبان انگلیسی را فقط ۱۶۱ آگهی؛ این کار بیشتر فارسی و قانون است تا زبان. ۳۰۴ آگهی سابقه را با عدد نوشته بودند و بیشترشان یک تا سه سال.

در سایت آگهی محلی تهران هم ۱۷۴ آگهی اداری در همین روزها زنده بود. از این‌ها ۸۶ آگهی فقط خانم خواسته بودند، ۷۴ آگهی نوشته بودند فرقی نمی‌کند و ۱۳ آگهی آقا. ۱۱۸ آگهی بیمه را نوشته بودند و ۲۴ آگهی بیمه نداشتند. ۷۷ آگهی کف حقوق و ۷۸ آگهی سقف آن را با عدد داده بودند: میانه کف ۲۵ و میانه سقف ۴۰ میلیون تومان؛ ۲۴ آگهی هم فقط «پایه وزارت کار» نوشته بودند. در ۸۹ آگهی از ۱۲۵ آگهی‌ای که ساعت کار را نوشته بودند، پنجشنبه‌ها تا ظهر کار است.

دریافتی یعنی عددی که کارمندان گفته‌اند در پایان ۱۴۰۴ واقعا گرفته‌اند. درخواستی یعنی عددی که برای ۱۴۰۵ از کارفرمای بعدی می‌خواهند؛ میانه درخواستی تهران ۴۲ درصد بالاتر از دریافتی است. پیشنهاد آگهی‌ها بازه‌ای است که کارفرما در آگهی نوشته است. هر سه عدد خالص یا بازه پیشنهادی هستند و با حداقل حقوق قانونی که ناخالص است مستقیم مقایسه نمی‌شوند.

آگهی‌ها نشان می‌دهند عنوان چقدر فرق می‌گذارد: در آگهی‌های «کارمند اداری» میانه کف و سقف ۲۵ و ۳۰ میلیون است، در «کارشناس اداری» ۳۰ و ۳۵ و در مسئول و سرپرست و مدیر اداری ۳۵ و ۵۰.

حقوق کارمند اداری با چه چیزی بالا می‌رود؟

• قانون کار و بیمه: کسی که لیست بیمه و قرارداد را بی‌غلط می‌بندد، از کارمند ثبت و پیگیری به کارشناس می‌رسد؛ همان فاصله‌ای که در آگهی‌ها بین دو عنوان دیده می‌شود.
• حقوق و دستمزد: محاسبه حقوق، کار با یک نرم‌افزار کارگزینی و گزارش مالیات حقوق، این میز را به حسابداری وصل می‌کند و ارزشش را بالا می‌برد.
• منابع انسانی: جذب، مصاحبه و ارزیابی کارکنان؛ دریافتی گروه منابع انسانی در سطح کارشناس در تهران میانه ۲۷ میلیون است، ۵ میلیون بالاتر از کارمند اداری.
• شهر و صنعت: آگهی‌های تهران سقف بالاتری دارند (میانه سقف ۳۵ در برابر ۳۰ میلیون در شهرهای دیگر). در کارخانه‌ها رفت و آمد به شهرک صنعتی را هم باید حساب کرد. سرویس رفت و برگشت را ۱۴۴ آگهی جزو مزایا نوشته بودند.

حقوق کارمندان اداری دستگاه‌های دولتی، آموزش و پرورش، دانشگاه‌ها یا بیمارستان‌های دولتی طبق قانون دیگری است و در این عددها نیست.

مصاحبه این شغل بیشتر عملی است تا رفتاری. مصاحبه‌گر می‌خواهد بداند اگر فردا پشت میز بنشینید، لیست این ماه و قرارداد آن کارگر تازه را می‌توانید ببندید یا نه. این سوال‌ها از شرح کار آگهی‌ها و از چیزی که دوره‌های قانون کار درس می‌دهند درآمده‌اند؛ جواب هر کدام را پیش از مصاحبه با عدد و مثال آماده کنید.

سوال‌هایی که بیشتر پرسیده می‌شوند

• کارگری روز ۱۸ ماه استخدام شده؛ کارکرد و لیست بیمه این ماهش را چطور می‌بندید؟
• کسی که هشت ماه کار کرده و حالا می‌رود، چند روز مرخصی استفاده‌نشده دارد و تسویه‌اش چه مراحلی دارد؟
• یک قرارداد موقت یک‌ساله چه بندهایی باید داشته باشد؟
• اضافه‌کار ساعتی چطور حساب می‌شود و بدون موافقت کارگر می‌شود اضافه‌کار خواست؟
• با کدام نرم‌افزار حضور و غیاب یا حقوق کار کرده‌اید؟ یک گزارش نمونه از Excel نشان بدهید.
• اگر دو مدیر هم‌زمان دو کار فوری بخواهند، کدام را اول انجام می‌دهید و به دیگری چه می‌گویید؟
• پرونده پرسنلی کامل چه مدارکی دارد و کجا نگه می‌دارید که محرمانه بماند؟

بسیاری از شرکت‌ها یک آزمون کوتاه Excel هم می‌گیرند: جمع ساعت کارکرد، فیلتر و یک جدول محوری. فایل تمرینی ماه دوم برنامه یادگیری اینجا به کار می‌آید.

کارشناس امور اداری در دستگاه‌های دولتی

در دولت این پست با آزمون استخدامی مشترک دستگاه‌های اجرایی پر می‌شود. در دوره سیزدهم این آزمون (۱۴۰۴) بخش عمومی ۳۰ درصد آزمون کتبی بود: معارف، ادبیات، اطلاعات عمومی، قوانین اداری و قانون اساسی، ریاضی و آمار، توانمندی ذهنی، انگلیسی و فناوری اطلاعات. هر پاسخ غلط یک سوم نمره منفی داشت. منابع پیشنهادی بخش تخصصی معمولا مبانی سازمان و مدیریت، مدیریت منابع انسانی و قوانین مدیریت خدمات کشوری، کار و تامین اجتماعی است؛ فهرست رسمی دروس و شرایط احراز هر پست فقط در دفترچه همان دوره می‌آید و پیش از خرید کتاب باید آن را دید. بعد از کتبی، مصاحبه و گزینش هم هست.