دستیار اجرایی: کار روزانه کنار مدیرعامل، شرط‌های استخدام و حقوق ۱۴۰۵

اول ابزار، بعد نوشتن، بعد مدیریت کار دیگران. کسی که Excel را خوب بلد نیست در سطح دوم گیر می‌کند، چون گزارش هفتگی بدون Excel ساخته نمی‌شود. دوره‌ها را به ترتیب بالا بگذرانید و بین هر دوره روی یک کار واقعی تمرین کنید: صورت‌جلسه یک جلسه خانوادگی یا داوطلبانه، یا گزارش ماهانه یک کسب‌وکار کوچک آشنا.

دستیار اجرایی، که در آگهی‌ها بیشتر با نام دستیار مدیرعامل یا دستیار اجرایی مدیرعامل دیده می‌شود، نفر دوم دفتر مدیر نیست؛ کسی است که کارهای مدیر را از «قرار شد» به «انجام شد» می‌رساند. مدیرعامل در یک روز با ده‌ها نفر حرف می‌زند و در جلسه‌ها قول می‌دهد. دستیار اجرایی این قول‌ها را یادداشت می‌کند، صاحب هر کار را مشخص می‌کند، موعد می‌گذارد و پیش از جلسه بعد وضعیت را جلوی مدیر می‌گذارد.

معادل انگلیسی این شغل Executive Assistant است. در شرح وظایف آگهی‌های آبان ۱۴۰۵ واژه «پیگیری» در ۱۸۳ آگهی از ۲۲۸ آگهی، یعنی ۸۰ درصد، آمده است؛ یعنی کارفرما بیش از هر چیز کسی را می‌خواهد که کارها را رها نکند. پاسخ دادن به تلفن و پذیرایی از مهمان هم گاهی جزو کار است، اما مرکز کار نیست.

کارهایی که مدیر به دستیار اجرایی می‌سپارد

• تقویم مدیر: چیدن جلسه‌ها، جا دادن کارهای فوری، رد کردن مودبانه درخواست‌هایی که به مدیر نمی‌رسند.
• جلسه از اول تا آخر: دستور جلسه، فایل‌های لازم، صورت‌جلسه و پیگیری مصوبات.
• گزارش برای تصمیم: جمع کردن عدد واحدها در Excel و ساختن یک خلاصه یا ارائه PowerPoint.
• نامه و مکاتبه: پیش‌نویس نامه‌های رسمی، پاسخ ایمیل‌ها و گاهی نامه انگلیسی به شریک خارجی.
• فیلتر ورودی‌ها: تصمیم اینکه کدام تماس، نامه یا مهمان همین امروز به مدیر برسد.
• اطلاعات محرمانه: قرارداد، حقوق، برنامه‌های هنوز اعلام‌نشده؛ رازداری در ۵۹ آگهی صریح نوشته شده است.

در شرکت کوچک همین یک نفر کار منشی، مسئول دفتر و هماهنگ‌کننده پروژه را با هم انجام می‌دهد. در شرکت بزرگ‌تر کار تخصصی‌تر است و دستیار اجرایی بیشتر وقتش را روی گزارش، جلسه‌های هیئت‌مدیره و پیگیری پروژه‌های مدیرعامل می‌گذارد.

یک هفته کاری دستیار اجرایی، از جلسه شنبه تا گزارش پنجشنبه

ساعت کار بیشتر آگهی‌ها از ۹ تا ۱۷ یا از ۱۰ تا ۱۸ است و در ۳۷ آگهی محلی تهران پنجشنبه هم تا ظهر کار می‌شود. یک هفته معمولی در یک شرکت بازرگانی این شکل را دارد:

• شنبه: جلسه مدیران با دستور جلسه‌ای که از چهارشنبه فرستاده شده؛ برای هر مصوبه یک نفر و یک موعد ثبت می‌شود و عصر همان روز فهرست پیگیری برای مسئول‌ها می‌رود.
• یکشنبه و دوشنبه: ملاقات با مشتری، تماس با شریک خارجی و بازدید از کارخانه در تقویم جا داده می‌شود؛ هر جلسه بیرونی یک پرونده کوچک دارد با سابقه، عدد آخر و هدف جلسه.
• سه‌شنبه: پیش‌نویس نامه‌ها برای امضا آماده می‌شود و قراردادهای منتظر امضا با یادداشت کوتاهی از نکته‌های مهم روی میز می‌روند.
• چهارشنبه: عدد فروش، وصول و پروژه‌ها از واحدها گرفته می‌شود و در یک صفحه Excel یا چند اسلاید جمع می‌شود؛ کارهای عقب‌افتاده با رنگ جدا علامت می‌خورد.
• پنجشنبه تا ظهر: تقویم هفته بعد با مدیر مرور می‌شود، دستور جلسه شنبه فرستاده می‌شود و پرونده‌ها بایگانی می‌شود.

این برنامه نمونه است و از شرح وظایف آگهی‌ها ساخته شده؛ در شرکت تولیدی سفر به کارخانه و در شرکت نرم‌افزاری ابزار مدیریت پروژه بیشتر در آن دیده می‌شود.

از ۲۲۸ آگهی، ۱۸۸ آگهی یعنی ۸۲ درصد Excel خواسته‌اند و ۵۸ آگهی سطح آن را «پیشرفته» زده‌اند. Word در ۱۸۲ آگهی، PowerPoint در ۷۵ آگهی و Outlook در ۳۷ آگهی آمده است. در شرح وظایف «تنظیم و هماهنگی جلسات» و مدیریت تقویم در ۹۷ آگهی یعنی ۴۳ درصد و صورت‌جلسه در ۷۴ آگهی دیده می‌شود. ۳۳ آگهی یعنی ۱۴ درصد صریحا کار با ابزارهای هوش مصنوعی را خواسته‌اند.

مدرک، سطح و نوع قرارداد

۱۶۳ آگهی مدرک کارشناسی خواسته‌اند و ۹۵ آگهی رشته را هم نوشته‌اند: مدیریت و بازرگانی ۷۹ آگهی، مهندسی صنایع ۳۱، کامپیوتر ۱۴ و روابط عمومی و ارتباطات ۱۱. ۱۵۳ آگهی سطح را «کارشناس» و ۱۰ آگهی «مدیر میانی» زده‌اند. ۲۱۴ آگهی تمام‌وقت است و فقط ۶ آگهی دورکاری کامل دارد. کارت پایان خدمت در ۳۷ آگهی شرط شده است.

زبان انگلیسی در چه حدی؟

از ۷۶ آگهی که زبان را در شرط‌ها آورده‌اند، ۳۳ آگهی سطح «متوسط»، ۲۱ آگهی «بالاتر از متوسط» و ۱۲ آگهی «پیشرفته» خواسته‌اند. یعنی برای بیشتر آگهی‌ها خواندن ایمیل و نوشتن نامه کوتاه کافی است و مکالمه روان فقط در شرکت‌هایی لازم است که شریک خارجی دارند.

مزایایی که بیشتر از همه ذکر شده: پاداش در ۱۱۴ آگهی، بیمه تکمیلی در ۷۵ آگهی و کمک‌هزینه دوره آموزشی در ۴۱ آگهی. بیشترین آگهی را شرکت‌های بازرگانی (۳۳)، تولیدی و صنعتی (۲۸) و فناوری اطلاعات (۲۰) داده‌اند.

در یک سایت آگهی محلی ۱۵۷ آگهی دستیار مدیرعامل در تهران را در آبان ۱۴۰۵ خواندیم. ۱۳۷ آگهی فقط خانم خواسته‌اند و در ۶۶ آگهی یعنی ۴۲ درصد واژه‌هایی مثل «ظاهر آراسته» یا «خوش‌استایل» آمده است. ۴۵ آگهی «مجرد» بودن را شرط کرده‌اند. همه این آگهی‌ها مشکوک نیستند، اما چند نشانه ارزش دقت دارد:

• حقوق بالا با شرح وظایف خالی: آگهی‌ای که ۸۰ یا ۱۰۰ میلیون پیشنهاد می‌دهد ولی نمی‌گوید چه کاری باید انجام شود جای سوال دارد. آگهی واقعی معمولا از جلسه، گزارش، نامه یا نرم‌افزار نام می‌برد.
• شرط ظاهر و تجرد بدون شرط مهارت: اگر آگهی سن، ظاهر و مجرد بودن را می‌خواهد ولی از Excel، نامه‌نگاری یا سابقه حرفی نمی‌زند، پیش از مصاحبه درباره شرکت جستجو کنید.
• مصاحبه در جایی جز دفتر شرکت: مصاحبه در خانه، کافه یا هتل، یا درخواست عکس پیش از مصاحبه، با کار اداری جور نیست. مصاحبه درست در دفتر شرکت و در ساعت کاری است.
• بیمه از روز اول: در ۷۹ آگهی بیمه «دارد» زده شده و در ۳۱ آگهی «ندارد». بیمه تامین اجتماعی حق کارگر است؛ آن را در قرارداد کتبی ببینید.
• نام شرکت و محله: آگهی‌های قابل اعتماد نام شرکت و حوزه کار را می‌گویند. بیشتر آگهی‌ها از سعادت‌آباد، صادقیه، میرداماد، شهرک غرب و ونک بود.

ساعت کار و اضافه‌کار

دستیار اجرایی در شرکت خصوصی کارگر است و قانون کار شامل او می‌شود. طبق ماده ۵۱ قانون کار ساعت کار روزانه نباید از ۸ ساعت و مجموع هفته از ۴۴ ساعت بیشتر شود. طبق ماده ۵۹ اضافه‌کار فقط با موافقت خود کارگر است، ۴۰ درصد بیشتر از مزد عادی پرداخت می‌شود و جز در موارد استثنایی از ۴ ساعت در روز بیشتر نمی‌شود. کار در شب هم طبق ماده ۵۸ برای کارگر غیرنوبتی ۳۵ درصد اضافه دارد.

این قانون برای شغلی که به مدیر نزدیک است اهمیت بیشتری دارد، چون مدیرها اغلب بعد از ساعت کار هم پیام می‌دهند. بهتر است از روز اول روشن شود که پیام‌های شب کدام‌ها فوری‌اند و کدام‌ها تا صبح می‌مانند.

کارهای شخصی مدیر

در ۴ آگهی صریحا «انجام امور شخصی مدیر» آمده است. رزرو بلیت یا یادآوری یک قرار شخصی در بسیاری از دفترها جزو کار حساب می‌شود، اما خرید خانه، رانندگی برای خانواده یا کار خارج از ساعت بدون پرداخت جزو شرح شغل اداری نیست. اگر این کارها هست، در قرارداد بیاید.

رازداری

دستیار اجرایی به قراردادها، حقوق کارکنان و برنامه‌های هنوز اعلام‌نشده دسترسی دارد. برخی شرکت‌ها تعهدنامه عدم افشا امضا می‌گیرند. این تعهد را پیش از امضا بخوانید و مدت و محدوده آن را بپرسید.

دامنه گروه کارمند اداری و مسئول دفتر در تهران از ۱۵ میلیون تومان در دهک پایین تا ۳۶ میلیون در دهک بالا بوده است. پیشنهاد آگهی‌های دستیار مدیرعامل در تهران با میانه ۳۵ تا ۴۵ میلیون از میانه درخواستی این گروه، یعنی ۳۱ میلیون، بالاتر است. پس دستیار اجرایی در عمل در نیمه بالای دامنه کارهای اداری قرار می‌گیرد.

کل ۱۲۶ آگهی سایت کاریابی که عدد داشتند میانه‌ای برابر ۳۰ تا ۴۰ میلیون دارند. آگهی‌های سطح «مدیر میانی» با ۹ آگهی میانه‌ای برابر ۴۰ تا ۶۰ میلیون دارند. آگهی‌های محلی تهران بالاتر نوشته‌اند، با میانه ۴۰ تا ۶۰ میلیون، اما در این آگهی‌ها شرح کار کمتر نوشته شده و چند عدد خیلی بالا، تا ۱۸۰ و ۲۰۰ میلیون، میانه را بالا برده است.

چه چیزی حقوق را بالا می‌برد؟

• سطح مسئولیت: وقتی پیگیری پروژه‌ها، KPI واحدها یا جلسه هیئت‌مدیره به دستیار سپرده می‌شود، آگهی سطح را بالاتر می‌زند.
• شهر: آگهی‌های شهرهای دیگر با میانه ۲۰ تا ۳۰ میلیون حدود ۱۵ میلیون پایین‌تر از تهران‌اند.
• زبان انگلیسی: ۳۸ آگهی که زبان را در شرط‌ها آورده و عدد داشتند میانه ۳۱ تا ۴۲٫۵ میلیون داشتند و آگهی‌های بدون شرط زبان ۳۰ تا ۴۰ میلیون؛ فرق کم است، اما شرکت‌هایی که شریک خارجی دارند بیشتر این شرط را می‌گذارند.
• مزایا: پاداش و بیمه تکمیلی در بسیاری از آگهی‌ها جدا از حقوق ثابت آمده است.