شغل بایگانی: بایگانی چیست، اصول بایگانی و کنترل اسناد

بایگانی یعنی طبقه‌بندی، نگهداری و بازیابی پرونده‌ها و اسناد یک سازمان: نامه‌ها، قراردادها، پرونده کارکنان، اسناد مالی، نقشه‌ها و مدارک فنی. هدف این است که هر سند وقتی لازم شد، سریع پیدا شود، سالم بماند و فقط کسانی که اجازه دارند به آن دسترسی داشته باشند. کارمند بایگانی معمولا کنار دبیرخانه کار می‌کند؛ جایی که نامه‌های وارده و صادره ثبت و شماره‌گذاری می‌شوند.

اصول بایگانی از روش طبقه‌بندی شروع می‌شود. پنج روش رایج این‌هاست:

• الفبایی: بر اساس نام شخص یا شرکت؛ برای پرونده مشتریان و کارکنان.
• عددی: بر اساس شماره پرونده یا شماره نامه؛ برای حجم زیاد اسناد.
• موضوعی: بر اساس موضوع، مثل قراردادها یا خرید؛ برای اسناد اداری.
• جغرافیایی: بر اساس شهر یا منطقه؛ برای شرکت‌هایی با شعبه‌های زیاد.
• تاریخی: بر اساس تاریخ؛ برای اسناد مالی و نامه‌ها.

در آرشیوها دو اصل دیگر هم مهم است: اسناد هر سازمان کنار هم و جدا از اسناد دیگر نگه داشته می‌شوند و نظم اصلی آن‌ها، همان‌طور که در خود سازمان ساخته شده، حفظ می‌شود.

استاندارد بین‌المللی ISO 15489 مدیریت سوابق را حوزه‌ای از مدیریت می‌داند که مسئول کنترل کارآمد و نظام‌مند ایجاد، دریافت، نگهداری، استفاده و امحای اسناد است؛ از جمله فرایندهای ثبت و نگهداری شواهد کارها و تصمیم‌های سازمان. فرق آن با بایگانی ساده این است که از لحظه ایجاد سند تا امحای آن را برنامه‌ریزی می‌کند: چه سندی، چقدر و کجا نگهداری شود.

کنترل مدارک در پروژه‌ها

در پروژه‌های مهندسی، مثل ساخت پالایشگاه، نیروگاه یا ساختمان بزرگ، هزاران نقشه و مدرک فنی میان کارفرما، مشاور و پیمانکار رد و بدل می‌شود و هر کدام بارها اصلاح می‌شوند. کارشناس کنترل اسناد و مدارک، که در آگهی‌ها DCC نامیده می‌شود، مطمئن می‌شود همه با آخرین نسخه کار می‌کنند. ارسال مدارک را با فرم ترانسمیتال ثبت می‌کند، نسخه‌های قدیمی را از جریان خارج می‌کند و مدارک را در سامانه‌های مدیریت اسناد، مثل EDMS یا Aconex، نگه می‌دارد. استاندارد ایزو ۹۰۰۱ هم کنترل اطلاعات مستند را از الزامات سیستم مدیریت کیفیت می‌داند.

DCC امروز پرتقاضاترین و پردرآمدترین بخش این گروه است: ۳۰ آگهی از ۸۰ آگهی این حوزه DCC بودند و بیشترشان از شرکت‌های نفت، گاز و پیمانکاری.

بایگانی کاغذی هر سال کمتر می‌شود. دولت در ۱۳۹۹ برای سوابق الکترونیکی سامانه سماد را بر پایه استاندارد بین‌المللی ISO 16175 راه انداخت و در دی همان سال بخشنامه‌ای صادر کرد که هر نامه دولتی باید ظرف ۶ تا ۱۲ ماه شناسه یکتای «شمس» داشته باشد. پنجره ملی خدمات دولت هوشمند در مرداد ۱۴۰۴ بیش از ۶۷ میلیون کاربر داشت. اتوماسیون اداری در بیشتر شرکت‌ها جای دفتر اندیکاتور کاغذی را گرفته است.

این تغییر شغل بایگانی را از بین نمی‌برد، ولی شکلش را عوض می‌کند. دیجیتال کردن اسناد قدیمی، تعریف نمایه و فراداده برای پیدا شدن سند، تعیین سطح دسترسی و امنیت داده، کارهای تازه این حوزه‌اند. در آگهی‌ها، Word و آفیس در ۵۵، اکسل در ۴۱ و اتوماسیون اداری در ۱۲ آگهی خواسته شده بود.

ورود داده ساده بیشترین آسیب را از خودکارسازی می‌بیند؛ مجمع جهانی اقتصاد در گزارش ۲۰۲۵ کارمند ورود داده را جزو سریع‌ترین شغل‌های رو به کاهش دنیا شمرده است. پس اگر از ورود داده یا بایگانی شروع می‌کنید، یاد گرفتن سامانه‌های مدیریت اسناد، اکسل پیشرفته یا کنترل مدارک پروژه، کار را آینده‌دارتر می‌کند.

کلمه‌های بایگانی، دبیرخانه و اسناد در یک سایت بزرگ کاریابی در مهر ۱۴۰۵ در متن هزاران آگهی اداری آمده بودند؛ جستجوی آن‌ها ۵٬۱۷۲ آگهی آورد. ولی فقط ۸۰ آگهی عنوانشان این کار بود: ۳۰ آگهی کنترل اسناد و مدارک (DCC)، ۲۷ آگهی بایگانی، دبیرخانه و مدارک پزشکی، ۱۳ آگهی صدور اسناد حمل و صادرات و ۱۰ آگهی ورود داده و تایپ. یعنی بایگانی بیشتر بخشی از کار کارمند اداری است تا یک شغل جدا.

کارفرماهای DCC بیشتر شرکت‌های نفت، گاز و پتروشیمی با ۱۴ آگهی، خدمات مهندسی با ۹ و پیمانکاران با ۶ آگهی بودند. ۳۴ آگهی از پروژه و پیمانکاری، ۱۸ آگهی از زبان انگلیسی و ۱۰ آگهی از ترانسمیتال گفته بودند. ۶۹ آگهی در تهران بود.

در کنکور ۱۴۰۵ رشته‌ای با نام «مدیریت اسناد و مدارک» نبود. رشته کارشناسی نزدیک به آن، «علم اطلاعات و دانش‌شناسی» است که پیش‌تر کتابداری نام داشت. این رشته با آزمون در ۲۰ کد و ۱۴ دانشگاه دولتی عرضه شده بود که در دفترچه گروه انسانی ۲۵۳ ظرفیت برای آن ثبت شده است، و با سوابق تحصیلی ۸۳۰ ظرفیت داشت که ۵۵۰ تای آن در پیام نور است. دانشگاه‌های علوم پزشکی هم «کتابداری و اطلاع‌رسانی پزشکی» را با ۲۱۵ ظرفیت با سوابق تحصیلی دارند.

در کارشناسی ارشد، مجموعه علم اطلاعات و دانش‌شناسی گرایش «مطالعات آرشیوی» دارد و ارشد تاریخ گرایش «اسناد و مدارک آرشیوی و نسخه‌شناسی». برای کار DCC در پروژه‌ها، آگهی‌ها بیشتر مهندسی صنایع، عمران، معماری و مدیریت را پذیرفته بودند، چون این کار شناخت مدارک فنی می‌خواهد.

دوره‌های فنی و حرفه‌ای

فنی و حرفه‌ای تهران در ۱۴۰۵ دوره «بایگان» را ۹۶ ساعت و حدود ۷٫۲ میلیون تومان، «کارمند دبیرخانه» را ۱۱۰ ساعت و ۸٫۲ میلیون، «سرپرست دبیرخانه و بایگانی» را ۳۵۰ ساعت و ۲۶٫۲ میلیون، «کاربر اتوماسیون اداری» را ۲۳۰ ساعت و ۱۴٫۴ میلیون و «کاربر ICDL» را ۱۳۰ ساعت و ۱۲٫۹ میلیون تومان دارد. دوره جدا برای ورود داده یا کنترل مدارک پروژه در این فهرست نبود.

گزارش‌های معتبر حقوق برای بایگانی گروه جدا ندارند. نزدیک‌ترین گروه کارمندان اداری و مسئولان دفتر است: میانه دریافتی ماهانه این گروه در تهران در پایان ۱۴۰۴، ۲۲ میلیون تومان بود و نیمه میانی ۱۸ تا ۲۹ میلیون. حقوق درخواستی همین گروه برای ۱۴۰۵ میانه ۳۱ میلیون است. چون این عدد از گروه نزدیک آمده، در کادر حقوق تخمینی علامت خورده است.

آگهی‌ها فرق نقش‌ها را نشان می‌دهند. از ۸۰ آگهی، ۳۲ آگهی بازه حقوق داشتند و میانه آن‌ها ۳۰ تا ۴۰ میلیون تومان بود. کنترل مدارک (DCC) ۳۵ تا ۴۵، بایگانی و دبیرخانه ۳۰ تا ۳۵، ورود داده ۲۵ تا ۳۵ و صدور اسناد حمل ۲۵٫۵ تا ۳۲٫۵ میلیون پیشنهاد گرفته بودند.

چه چیزی درآمد را بالا می‌برد؟

رفتن از بایگانی اداری به کنترل مدارک پروژه بیشترین اثر را دارد. یاد گرفتن سامانه‌هایی مثل EDMS، Aconex یا SharePoint، زبان انگلیسی برای مدارک فنی و شناخت روند پروژه‌های مهندسی، این مسیر را باز می‌کند. سرپرستی دبیرخانه و بایگانی یک سازمان بزرگ هم قدم بعدی برای کسی است که در سازمان می‌ماند.