کارمند بایگانی و دبیرخانه: وظایف، شرط‌های استخدام و حقوق ۱۴۰۵

فنی و حرفه‌ای برای این شغل چند استاندارد مستقیم دارد. شهریه حضوری ۱۴۰۵ آن‌ها در آموزشگاه‌های آزاد استان تهران:

• به‌کارگیری آیین نگارش و مکاتبات اداری: ۴۰ ساعت، حدود ۳ میلیون تومان
• بایگان: ۹۶ ساعت، حدود ۷٫۲ میلیون تومان
• مسئول بایگانی و بانک اطلاعات: ۱۰۰ ساعت، حدود ۷٫۵ میلیون تومان
• کارمند دبیرخانه: ۱۱۰ ساعت، حدود ۸٫۲ میلیون تومان
• کاربر اتوماسیون اداری: ۲۳۰ ساعت، حدود ۱۴٫۴ میلیون تومان
• سرپرست دبیرخانه و بایگانی: ۳۵۰ ساعت، حدود ۲۶٫۲ میلیون تومان

ترتیب پیشنهادی برای کسی که از صفر شروع می‌کند: اول آیین نگارش و یکی از دو دوره بایگان یا کارمند دبیرخانه، بعد اتوماسیون اداری. دوره سرپرست دبیرخانه و بایگانی برای مرحله سوم است. نسخه مجازی همین دوره‌ها حدود یک پنجم ارزان‌تر است. پیش از ثبت‌نام بپرس گواهی را کدام مرجع صادر می‌کند.

اولین کار را چطور پیدا کنم؟

در رزومه، کار عملی را بنویس نه فقط اسم دوره را: «روزانه ثبت ۴۰ نامه در اتوماسیون» یا «مرتب کردن بایگانی ۸۰۰ پرونده پرسنلی» برای کارفرما روشن‌تر از «آشنا با امور دفتری» است. یک نمونه نامه اداری که خودت نوشته‌ای همراه داشته باش؛ بعضی شرکت‌ها در مصاحبه نامه‌نویسی و تایپ را آزمون می‌گیرند. چون بیشتر آگهی‌ها در تهران بودند، کسی که در شهر کوچک‌تری است شانس بیشتری در شرکت‌های محلی، دفاتر بیمه و مراکز درمانی دارد که کمتر آگهی اینترنتی می‌دهند.

کارمند بایگانی مسئول پرونده‌هاست: پرونده پرسنلی، قرارداد، فاکتور، نامه‌های قدیمی و هر سندی که شرکت باید سال‌ها نگه دارد. او برای هر پرونده جایی و شماره‌ای تعیین می‌کند، سند تازه را در جای درست می‌گذارد، وقتی واحدی پرونده‌ای را امانت می‌گیرد آن را ثبت می‌کند و مراقب است چیزی گم نشود.

کارمند دبیرخانه با نامه‌های در جریان کار دارد. نامه‌ای که امروز رسیده یا امروز باید برود، از دست او رد می‌شود: شماره و تاریخ می‌گیرد، به مدیر مربوط ارجاع می‌شود و پاسخش پیگیری می‌شود. وقتی کار نامه تمام شد، نوبت بایگانی است.

در شرکت‌های کوچک و متوسط معمولا یک نفر هر دو کار را می‌کند. در آگهی‌های آبان ۱۴۰۵، ۲۷ عنوان فقط از دبیرخانه یا مکاتبات نام برده بودند، ۱۳ عنوان فقط از بایگانی و ۳ عنوان هر دو را با هم آورده بودند؛ ولی در متن بیشتر آن‌ها هر دو کار خواسته شده بود.

اسم این شغل به انگلیسی

کارمند بایگانی را در انگلیسی Filing Clerk یا Records Clerk می‌گویند و کارمند دبیرخانه را بیشتر Mail Clerk یا Correspondence Clerk. عنوان کارشناس بایگانی و سوابق نزدیک به Records Specialist است، یعنی کسی که فقط بایگانی نمی‌کند و نظم پرونده‌ها را هم طراحی می‌کند.

کجا استخدام می‌شود؟

هر جا نامه و پرونده زیاد باشد: شرکت‌های مهندسی و پیمانکاری، کارخانه‌ها، شرکت‌های پخش کالا، دارویی‌ها، بیمه‌ها، بیمارستان‌ها و بانک‌ها. در آگهی‌های آبان، شرکت‌های خدمات مهندسی با ۹ آگهی بیشترین سهم را داشتند و بعد شرکت‌های کالای مصرفی با ۵ و تولیدی‌ها با ۴ آگهی.

کار بایگانی بیرون از دید بقیه است و تا وقتی خوب انجام شود، کسی متوجهش نمی‌شود. روز کاری کارمند بایگانی بیشتر این کارهاست:

• پرونده‌سازی: برای هر مشتری، کارمند، پروژه یا قرارداد یک پرونده با شماره و برچسب باز می‌شود و اسناد تازه به ترتیب تاریخ در آن قرار می‌گیرند.
• کدگذاری و فهرست: فهرستی که بگوید هر پرونده کجاست، چه چیزهایی در آن است و آخرین بار چه کسی آن را برده است. این فهرست معمولا در اکسل یا نرم‌افزار بایگانی نگه داشته می‌شود.
• امانت دادن و پس گرفتن: وقتی واحد مالی یا حقوقی پرونده‌ای می‌خواهد، تحویل و برگشت آن ثبت می‌شود. پرونده‌ای که برنگشته، باید پیگیری شود.
• اسکن و بایگانی الکترونیکی: در ۷ آگهی اسکن اسناد یا دیجیتال کردن مدارک جزو کار بود. نام‌گذاری درست فایل‌ها همان‌قدر مهم است که شماره پرونده کاغذی.
• جدا کردن پرونده‌های راکد: پرونده‌ای که سال‌هاست کسی سراغش نرفته، از قفسه‌های در دسترس به انبار بایگانی می‌رود تا جا برای پرونده‌های جاری باز شود.
• مراقبت از کاغذ: رطوبت، نور مستقیم، حشره و آتش دشمن پرونده‌اند. قفسه فلزی، جعبه‌های استاندارد و دور بودن از لوله‌های آب از کارهای ساده و مهم است.

بایگانی در بیمارستان، بیمه و بانک

در بیمارستان‌ها پرونده بیمار جدا نگه داشته می‌شود و کار با آن آموزش جدا می‌خواهد؛ یکی از آگهی‌های آبان برای ثبت و بایگانی پرونده‌های درمان در یک شرکت بیمه بود. در بانک و بیمه پرونده‌های مشتری و تسهیلات مدارک حساس مالی‌اند و دسترسی به آن‌ها با چند امضا کنترل می‌شود. در این سازمان‌ها استخدام بیشتر با آزمون یا آگهی خود سازمان است، نه سایت‌های کاریابی.

پیش از دور ریختن هر سندی

کارمند بایگانی خودش تصمیم نمی‌گیرد چه سندی را از بین ببرد. در شرکت‌ها مدیر مالی یا حقوقی مدت نگهداری را تعیین می‌کند و در سازمان‌های دولتی امحای اسناد قاعده و مرجع جدا دارد. کار او این است که فهرست اسناد قابل امحا را آماده کند و تایید آن را بگیرد.

این آگهی‌ها بیشتر دنبال کارمند بودند تا کارشناس: ۲۵ آگهی سطح کارمند، ۱۶ آگهی کارشناس و ۲ آگهی کارشناس ارشد خواسته بودند. ۴۱ آگهی تمام‌وقت بودند و ۲ آگهی پاره‌وقت را هم می‌پذیرفتند؛ هیچ‌کدام دورکاری نبود، چون پرونده و نامه کاغذی در دفتر است.

فقط ۱۳ آگهی مدرک تحصیلی خاصی نوشته بودند. بیشترشان کارشناسی خواسته بودند و رشته‌های مدیریت و بازرگانی با ۱۱ بار بیشترین تکرار را داشتند؛ بعد مهندسی صنایع و کامپیوتر هر کدام ۳ بار. یعنی در ۳۰ آگهی، رشته شرط نبود و مهارت کار با نامه و پرونده مهم‌تر بود.

کلمه‌هایی که در متن آگهی‌ها بیشتر از همه تکرار شده بود، دقت و نظم بود: ۲۸ آگهی آن را خواسته بودند. بعد پیگیری با ۲۶ و امانت‌داری و محرمانگی با ۱۷ آگهی.

گزارش‌های معتبر حقوق ۱۴۰۵ برای بایگانی و دبیرخانه گروه جدا ندارند. کار این شغل، یعنی ثبت نامه، نگهداری پرونده و کار با نرم‌افزارهای اداری، دقیقا از جنس کار گروه کارمندان اداری و مسئولان دفتر است؛ برای همین عدد آن گروه را آورده‌ایم، بدون تفکیک سابقه. این گزارش عدد هر منطقه را جدا داده است:

• تهران: میانه دریافتی ماهانه در پایان ۱۴۰۴، ۲۲ میلیون تومان بود و نیمه میانی ۱۸ تا ۲۹ میلیون.
• شهرهای بزرگ: میانه ۱۹ میلیون تومان، نیمه میانی ۱۵ تا ۲۴ میلیون.
• شهرهای کوچک: میانه ۱۸ میلیون تومان، نیمه میانی ۱۵ تا ۲۵ میلیون.

عدد درخواستی همین گروه برای ۱۴۰۵ بالاتر است: در تهران میانه ۳۱ میلیون با نیمه میانی ۲۴ تا ۳۹، در شهرهای بزرگ میانه ۲۵ و در شهرهای کوچک میانه ۲۶ میلیون تومان. درخواستی یعنی عددی که کارجوها گفته‌اند می‌خواهند، نه آنچه گرفته‌اند. بعضی سایت‌ها همین عدد را حقوق این شغل می‌نویسند؛ برای برنامه‌ریزی، عدد دریافتی واقعی‌تر است.

آگهی‌های خود این شغل در آبان ۱۴۰۵ کمی بالاتر از دریافتی پیشنهاد می‌دادند. ۱۶ آگهی از ۴۳ آگهی بازه حقوق نوشته بودند. وسط این بازه‌ها میانه ۳۳٫۵ میلیون تومان داشت و نیمه میانی آن ۲۷ تا ۳۶ میلیون بود. اگر کف و سقف بازه‌ها را جدا حساب کنیم، میانه کف ۳۰ و میانه سقف ۳۵ میلیون تومان است. پایین‌ترین بازه ۲۰ تا ۲۵ و بالاترین ۴۰ تا ۵۰ میلیون بود. آگهی‌ها نگفته بودند عددشان خالص است یا ناخالص.

در آگهی‌های آبان، عنوان‌هایی که فقط بایگانی بودند و بازه حقوق داشتند، پایین‌تر بودند: ۴ آگهی بین ۲۰ تا ۳۵ میلیون تومان. عنوان‌های دبیرخانه و مکاتبات با ۱۱ آگهی دامنه بازتری داشتند، از ۲۰ تا ۵۰ میلیون. عنوان‌های «مسئول دبیرخانه» یا «مسئول دفتر» که بازه داشتند، از ۳۰ تا ۴۲ میلیون پیشنهاد داده بودند.

از این آگهی‌ها و متن شرح وظایفشان، چهار چیز بیشترین اثر را روی حقوق دارد:

• رفتن از ثبت نامه به نوشتن نامه: کسی که فقط نامه ثبت می‌کند، جای کمی برای رشد دارد. کسی که نامه اداری خوب می‌نویسد و پیش‌نویس پاسخ را آماده می‌کند، به دستیار مدیر نزدیک می‌شود.
• مسئولیت سامانه: تعریف کاربران اتوماسیون، آموزش همکاران و رفع مشکلات روزانه آن، عنوانی مثل «مسئول اتوماسیون اداری» می‌سازد.
• سرپرستی: در شرکت‌های بزرگ دبیرخانه چند نفر دارد و سرپرست آن، روال ثبت و بایگانی کل شرکت را می‌نویسد.
• صنعت: شرکت‌های بازرگانی، دارویی و پیمانکاری که حجم نامه و قرارداد زیادی دارند، بازه‌های بالاتر را نوشته بودند.

یک مسیر دیگر هم هست: کسی که در دبیرخانه یک شرکت مهندسی کار کرده، با مدارک فنی آشنا می‌شود و می‌تواند به سمت کنترل مدارک پروژه برود که در آگهی‌ها پیشنهاد بالاتری دارد.