آرشیویست کیست؟ کار با اسناد، راه استخدام و درآمد آرشیویست

اگر رشته‌ات علوم انسانی یا کتابداری است، از دوره پایه بایگانی و کار عملی با اسکن شروع کن و یک کارآموزی در یک مرکز اسناد یا پروژه تاریخ شفاهی پیدا کن. اگر مهندسی خوانده‌ای، کوتاه‌ترین راه ورود کنترل مدارک است: اکسل را خوب یاد بگیر و گردش مدرک در یک پروژه ساخت را بشناس.

در فهرست استانداردهای فنی و حرفه‌ای دوره‌ای با نام آرشیویست نیست. نزدیک‌ترین‌ها «بایگان» با ۹۶ ساعت، «مسئول بایگانی و بانک اطلاعات» با ۱۰۰ ساعت و برای کار با سند قدیمی «مرمت نسخ خطی و اسناد تاریخی» با ۱۵۰ ساعت است. شهریه این دوره‌ها در صفحه رشته کتابداری و آرشیو آمده است. برای کار در آرشیو تاریخی، کارشناسی ارشد «مطالعات آرشیوی» که در مجموعه امتحانی علم اطلاعات و دانش شناسی کنکور ارشد ۱۴۰۵ هست، قدم آخر است.

آرشیویست متخصص نگهداری سند است. کارش از جایی شروع می‌شود که یک نامه، قرارداد، عکس یا فایل دیگر کار روزمره اداره را راه نمی‌اندازد ولی هنوز ممکن است روزی به کار بیاید: برای اثبات یک حق، برای یک پرونده قضایی یا برای پژوهشگری که می‌خواهد بداند پنجاه سال پیش در یک شهر چه گذشت. آرشیویست تشخیص می‌دهد کدام سند ارزش ماندن دارد، آن را طوری مرتب و توصیف می‌کند که پیدا شود و از آسیب کاغذ، رطوبت یا از دست رفتن فایل دورش نگه می‌دارد.

کلمه آرشیویست از زبان فرانسه آمده و معادل فارسی‌اش بایگان است. در آگهی‌های ایران اما این دو یک معنی ندارند: بایگان بیشتر کسی است که پرونده‌های جاری یک اداره یا شرکت را نگه می‌دارد و آرشیویست کسی که با سندهای قدیمی‌تر، ارزشیابی و نگهداری طولانی سروکار دارد.

فرق اصلی با کتابدار

کتابدار با منبع منتشرشده کار می‌کند؛ کتابی که نسخه‌های دیگرش در کتابخانه‌های دیگر هم هست و نام نویسنده و ناشرش روی خودش چاپ شده. سندی که به آرشیو می‌رسد معمولا یکتاست. نامه‌ای که فقط یک نسخه دارد، صورت‌جلسه‌ای که کسی برایش شناسنامه ننوشته یا عکسی که معلوم نیست چه کسی گرفته. برای همین آرشیویست باید خودش از روی سند بفهمد مال کجاست، کی ساخته شده و به کدام پرونده تعلق دارد.

هر سند در یک اداره عمری دارد و آرشیویست بیشتر در نیمه دوم این عمر وارد می‌شود. این مراحل در دستگاه‌های دولتی ایران از قانون ۱۳۴۹ و آیین‌نامه ۱۳۵۱ می‌آید و شرکت‌های بزرگ هم کم و بیش همین راه را می‌روند:

• سند جاری: پرونده‌ای که هر روز به آن مراجعه می‌شود در بایگانی جاری همان واحد می‌ماند. کار بایگان این است که شماره بدهد، ثبت کند و هر وقت خواستند، سریع پیدایش کند.
• سند راکد: وقتی مراجعه به پرونده کم شد، از پرونده‌های جاری جدا و طبقه‌بندی می‌شود. اداره باید فهرست این سندها را با یک جدول زمانی نگهداری بنویسد؛ یعنی معلوم کند هر نوع سند تا کی نگه داشته شود.
• ارزشیابی: سخت‌ترین و تخصصی‌ترین بخش کار آرشیویست است. باید تشخیص داد کدام سند ارزش اداری، مالی، قضایی، علمی یا تاریخی دارد و کدام زائد است. امحای اوراق زائد فقط با تصویب شورای سازمان اسناد ممکن است.
• آرشیو دائم: سندی که ماند، تنظیم می‌شود، یعنی کنار پرونده اصلی خودش قرار می‌گیرد؛ توصیف می‌شود، یعنی برایش شناسنامه‌ای نوشته می‌شود که پژوهشگر پیدایش کند؛ و در جعبه و قفسه مناسب یا به شکل فایل دیجیتال نگهداری می‌شود.

در کنار این چهار مرحله کار دیگری هم هست: پاسخ به کسی که سند می‌خواهد. یک بازنشسته که سابقه کارش را لازم دارد، وکیلی که دنبال یک قرارداد قدیمی است یا دانشجویی که پایان‌نامه تاریخ می‌نویسد. آرشیویست باید بداند کدام سند را می‌شود نشان داد و کدام هنوز محرمانه است.

آرشیو بیشتر یک وظیفه است تا یک شغل

۳۸۸ آگهی واژه آرشیو را در متن خود داشتند، ولی بیشترشان برای طراح گرافیک، کارشناس دیجیتال مارکتینگ، حسابدار یا کارمند اداری بود که باید فایل‌ها و پرونده‌های خودش را مرتب نگه دارد. این یعنی مهارت آرشیو در بازار کار زیاد خواسته می‌شود، ولی آگهی‌ای که فقط برای آرشیویست باشد کم است.

سه آگهی آرشیو واقعی

یک موسسه فرهنگی هنری در تهران آرشیویستی می‌خواست که عکس‌ها و راش‌های فیلم را نام‌گذاری و جست‌وجوپذیر کند، با سابقه کار و سن ۲۰ تا ۳۵ سال. یک پروژه تاریخ شفاهی کارآموز خانم می‌خواست برای ضبط و پشتیبان‌گیری مصاحبه‌ها و اسکن سند؛ رشته‌هایی که نام برده بود ارتباطات، علوم اجتماعی، تاریخ و کتابداری بود. آگهی سوم سرپرستی تولید تصویر و آرشیو دیجیتال یک شرکت بود که ثبت مجوز استفاده از عکس و فیلم را هم در شرح کار داشت.

کنترل مدارک: پرآگهی‌ترین در

۲۹ آگهی کنترل مدارک بیشتر از شرکت‌های پیمانکار و مشاور بود. ۲۳ آگهی کار با اکسل و ۲۱ آگهی ورد خواسته بودند و چند آگهی هم پریماورا، ام‌اس پراجکت یا شیرپوینت. ۱۶ آگهی رشته مهندسی صنایع را نام برده بود و بعد از آن عمران و کامپیوتر. ۱۹ آگهی سقف سن داشت که در ۹ آگهی ۳۵ سال یا کمتر بود و ۱۱ آگهی پایان خدمت سربازی را شرط کرده بود. کار روزانه در این آگهی‌ها کدگذاری مدرک‌ها، ثبت فرم ارسال مدارک (ترنسمیتال)، پیگیری برگه نظرهای کارفرما و آرشیو فایل‌های مهندسی پروژه بود.

سایت آگهی محلی

در سایت آگهی محلی تهران، مشهد، اصفهان و شیراز فقط سه آگهی پیدا شد که بایگانی در عنوانش بود و هر سه در تهران بودند؛ یکی منشی و مسئول اسناد با مدرک کارشناسی و حقوق پایه وزارت کار و یکی نیروی بایگانی با بیمه. یک کارآموزی بایگانی در یک شرکت دارویی هم صریح نوشته بود بدون حقوق و مزایاست و فقط ناهار می‌دهد.

بزرگ‌ترین آرشیو کشور گنجینه اسناد ملی است که در خیابان میرداماد تهران قرار دارد. سازمان اسناد ملی ایران در ۱۳۴۹ ساخته شد و در ۱۳۸۱ با کتابخانه ملی یکی شد و نام امروزش سازمان اسناد و کتابخانه ملی است. ولی آرشیویست فقط آنجا کار نمی‌کند:

• آرشیو اداره‌ها و وزارتخانه‌ها: هر دستگاه دولتی بایگانی دارد و باید پرونده راکد را جدا و فهرست کند. این کار بیشتر به کارمندان رسمی همان دستگاه سپرده می‌شود.
• رسانه: صدا و سیما آرشیو مرکزی دارد و در مقاله‌های علمی از آرشیویست‌های آن نام برده شده. روزنامه‌ها، خبرگزاری‌ها و شرکت‌های تولید فیلم هم آرشیو عکس و فیلم دارند.
• شرکت‌های مهندسی و صنعتی: مرکز اسناد و مدارک پروژه همان جایی است که بیشتر آگهی‌های امروز از آن می‌آید.
• بانک، بیمه و بیمارستان: پرونده مشتری، قرارداد و پرونده پزشکی سال‌ها باید نگه داشته شود.
• دانشگاه، موزه و موسسه فرهنگی: آرشیو اسناد دانشگاه، مجموعه‌های تاریخی و پروژه‌های تاریخ شفاهی.

در سازمان اسناد ملی آخرین راه ورود که پیدا کردیم آزمون متمرکز استخدامی دستگاه‌های اجرایی بود؛ فراخوان جداگانه‌ای از این سازمان برای ۱۴۰۳ تا ۱۴۰۵ ندیدیم. پس راه واقع‌بینانه برای شروع، شرکت‌ها و موسسه‌های خصوصی است.

این عددها چه می‌گویند؟

نیمی از کارمندان اداری و بایگانی تهران در پایان ۱۴۰۴ کمتر از ۲۲ میلیون تومان خالص در ماه گرفته‌اند؛ یعنی نزدیک حداقل حقوق قانونی. همین گروه در ۱۴۰۵ میانه ۳۱ میلیون تومان درخواست کرده است. این عدد درخواست است، نه دریافت. این گزارش ۱٬۴۰۲ نفر پاسخ‌دهنده داشت و سطح سابقه را جدا نکرده است.

آگهی‌ها تصویر دیگری نشان می‌دهند: بایگانی اداری ۲۰ تا ۳۵ میلیون تومان پیشنهاد داده بود و کنترل مدارک بیشتر ۲۷ تا ۵۰ میلیون؛ دو آگهی کنترل مدارک در تهران، که یکی از یک شرکت انرژی بود، ۵۰ تا ۶۰ و ۷۰ تا ۹۰ میلیون نوشته بودند. هیچ‌کدام از سه آگهی آرشیو فرهنگی عدد حقوق نداشت.

چه چیزی درآمد را بالا می‌برد؟

• کار در پروژه‌های مهندسی و انرژی به جای بایگانی اداری
• مدرک فنی یا مهندسی کنار مهارت آرشیو
• تسلط به سامانه مدیریت اسناد و نرم‌افزارهای کنترل پروژه
• چند سال سابقه که آگهی‌ها بیشتر از مدرک به آن نگاه می‌کنند